Составление и оформление характеристики

Характеристика: случаи составления и правила оформления – Все о кадрах

Составление и оформление характеристики

Любой руководитель, как и любой сотрудник кадрового подразделения, рано или поздно сталкивается с необходимостью написать характеристику на работника учреждения.

И конечно же, сразу возникают вопросы — есть ли нормативные требования к составлению этого документа, какими должны быть объем и структура и др.

Сегодня расскажем, характеристики каких видов могут создаваться на предприятии, в чем особенности этих видов, как составить характеристику и на что обратить внимание при оформлении данного документа.

Понятие характеристики. Виды

Определения характеристики работника есть в различных словарях. Исходя из этих определений, можно сказать, что характеристика — это документ, содержащий отзыв о деятельности (трудовой, общественной или иной) конкретного человека.

Чаще всего характеристика требуется, когда в отношении работника нужно принять какое-либо решение (наказать, поощрить, наградить и пр.), а также при запросах различных органов — ГИБДД, МИД, судов, военкоматов и др. В связи с этим характеристики делятся на внутренние и внешние.

Кроме того, характеристика может быть:

— производственной (может понадобиться при прохождении медико-социальной экспертизы, врачебно-трудовой комиссии или профосмотра);

— служебной (составляется по запросу вышестоящего начальства при решении вопросов о переводе, применении мер поощрения или взыскания);

— аттестационной (составляется при проведении мероприятий по аттестации работников и представляется в аттестационную комиссию).

Бывает, что за характеристикой обращается бывший работник, которому этот документ необходим для трудоустройства на новое место. Например, на основании ст. 5 Закона РФ от 26.06.

1992 N 3132-1 “О статусе судей в Российской Федерации” претендент на должность судьи должен предоставить характеристики с мест работы (службы) за последние пять лет трудового (служебного) стажа, а в случае работы (службы) в течение указанного срока (полностью или частично) не по юридической специальности также с мест работы (службы) по юридической специальности.

Как видим, характеристики разнообразны. От вида зависит их содержание.

Например, в производственной характеристике основное внимание нужно уделить должности работника, условиям труда, указать объем работы за смену и определить эффективность труда, а в служебной — отразить весь послужной список работника, стаж, квалификацию и дать иные сведения о работнике как о специалисте. Для органов власти в характеристике больший упор делается на личностные качества работника, а для будущего работодателя — на деловые и профессиональные.

Кому поручить составление характеристики? Полагаем, что лучше всего работника знает непосредственный руководитель и именно он сможет составить наиболее точный профессиональный и личностный портрет работника. Но это в идеале, а на практике зачастую характеристики оформляют работники кадровых служб.

Довольно часто те, кто составляет характеристики, относятся к делу формально, однако иногда данный документ может сыграть серьезную роль. Так, в связи с наличием положительной характеристики судья может смягчить наказание, а при отрицательной — наоборот, назначить более суровые меры.

характеристики

Текст характеристики условно можно разделить на несколько блоков.

1. Заголовочная часть. Здесь указываются наименование документа и фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она составляется. На практике нередко в данной части указываются год рождения и наименование должности сотрудника: “Характеристика на главного специалиста отдела камеральных проверок Золотову Маргариту Владимировну 1978 года рождения”.

2. Общие биографические сведения. Еще эту часть характеристики называют анкетными данными. Сведения для нее берутся из личной карточки. В данном разделе указывают место рождения, прохождение воинской службы, образование.

Причем наименования учебных заведений принято писать полностью и с указанием сроков учебы. Если учебных заведений несколько, то перечисляются все с указанием полученной специальности (дополнительно можно указать заслуги в учебе: диплом с отличием, ученая степень).

В этот же блок можно включить сведения о семейном положении — состоянии в браке, наличии детей и т.д.

3. Сведения о трудовой деятельности. Этот раздел можно разделить на два подраздела, в первом из которых рассказать о трудовой деятельности до поступления на работу, а во втором — о деятельности на предприятии: с какого года трудится характеризуемый и в какой должности начал работать в данной организации, на какие должности и в какие подразделения переводился.

До поступления в МОУ СОШ N33 сменила два места работы: МДОУ “Детский сад “Улыбка” (2005-2008), работала воспитателем в МОУ СОШ N 12 г. Саратов (2008-2012) учителем начальных классов. Характеристика с последнего места работы положительная.В 2012 году поступила в МОУ СОШ N 33. Работает в должности преподавателя начальных классов. Комарова П.Р. ведет активную работу по дополнительному образованию, ее ученики участвуют и побеждают в олимпиадах и других творческих мероприятиях, жалобы родителей на нее отсутствуют.

Развернуто перечислять трудовые обязанности работника в характеристике нужно, только если об этом просит сам работник, адвокат или иное лицо, запрашивающее характеристику.

Приводя сведения о трудовой деятельности в настоящее время, необходимо дать оценку деловым качествам работника, например, использовав оценки, полученные работником в ходе очередной аттестации. А можно просто перечислить деловые качества работника с указанием, в какой области они проявляются лучше всего.

За время работы Шаров И.Д. проявил себя как высококвалифицированный специалист в области кадрового делопроизводства, хорошо знающий трудовое законодательство.К исполнению должностных обязанностей относится добросовестно и ответственно. Дисциплинирован. При решении сложных вопросов проявляет самостоятельность и оперативность.Обладает организаторскими способностями, пользуется авторитетом у коллег и сотрудников смежных подразделений.

Показатели, по которым проводится оценка, могут быть разными. Особое внимание нужно уделить профессиональной компетенции. Оценивая ее, учитывайте опыт работы сотрудника, его знания по профессии, а также знание законодательных и иных нормативно-правовых актов, касающихся его работы. Укажите, если работник интересуется зарубежным опытом и применяет его в своей деятельности.

Личные качества лучше всего проявляются при общении с коллегами. Обычно в описании этих качеств используются такие слова, как “доброжелательный”, “ответственный”, “трудолюбивый”.

Приведем несколько оборотов, которыми можно пользоваться, описывая профессиональные компетенции.

Компетентность:

Имеет обширные и глубокие знания по своей специальности, широкую общую эрудицию в служебных вопросах. Умело использует свои знания в повседневной работе, может давать ценные консультации.

Имеет достаточные знания по своей специальности, однако в других служебных вопросах разбирается меньше.

Многие вопросы, связанные со своей работой, не может решать самостоятельно, нуждается в известной помощи, подсказках и указаниях.

Успешно сочетает работу с самообразованием по своей специальности.

Часто высказывает собственное мнение даже по таким вопросам, в которых не очень хорошо разбирается.

Работоспособность:

В своей работе постоянно добивается хороших результатов, вносит важный вклад в работу коллектива.

К своей работе относится добросовестно (равнодушно). В работе показывает высокую (достаточную, недостаточную) интенсивность. Не любит свою работу, но выполняет ее добросовестно.

Организованность:

Проявляет четкость, исполнительность, инициативу в выполнении заданий, умеет самостоятельно организовать свою работу.

При выполнении заданий проявляет исполнительность, но нуждается в посторонней помощи для организации более эффективной работы.

Не всегда хватает настойчивости и упорства, чтобы достичь своей цели или разобраться в возникшем вопросе.

Очень плотно использует свой рабочий день, умеет правильно распределить время и силы на выполнение порученной работы.

Для оценки личностных качеств можно использовать следующие фразы:

Умеет располагать к себе и находить с людьми общий язык.

Не всегда умеет избежать конфликтов, но своим поведением не дает повода к ссорам в коллективе.

В личном поведении проявляет скромность, не допускает использования своего положения в личных целях.

В быту ведет себя скромно, отличается моральной устойчивостью.

По характеру спокойный человек, редко проявляет раздражительность и несдержанность.

Критику в свой адрес воспринимает правильно, немедленно принимает меры к устранению недостатков.

К сведению. Если у работника есть какие-то недостатки, они должны быть отражены в характеристике. Полностью положительный отзыв может вызвать сомнения в объективности этого документа. Оптимальное соотношение недостатков и положительных качеств составляет 1:5.

В том же разделе нужно указать данные о наградах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях, например: “Имелись грубые нарушения дисциплины, однако под воспитательным воздействием сделаны правильные выводы и предприняты шаги к исправлению поведения”, “Требования служебной дисциплины понимает правильно и полностью выполняет”.

4. Иные сведения. В характеристике иногда приводятся и иные сведения о работнике, например, о его общественной деятельности.

Описывая этот аспект, нужно сообщить, в каких общественных объединениях состоит работник, в каких проектах принимал участие (например, “Много и эффективно занимается общественной работой и своей общественной деятельностью приносит большую пользу коллективу”). Причем во внимание принимается деятельность не только внутри организации, но и за ее пределами.

В конце характеристики обычно пишут, для каких целей она выдается, например: “Настоящая характеристика выдана для предъявления в Автозаводский районный суд г. Нижнего Новгорода”. Если документ будет отправлен в несколько мест, можно отметить, что характеристика выдается для предъявления по месту требования.

Оформляем и выдаем характеристику

Какой-то унифицированной формы для характеристики законодательно не установлено, поэтому она оформляется произвольно на листах формата А4. Текст излагается от третьего лица, с использованием глаголов настоящего или прошедшего времени (окончил, работал, выполняет, имеет и пр.).

Особое внимание нужно уделить оформлению характеристики, направляемой в различные органы и инстанции, — она должна быть составлена на официальном бланке учреждения и подписана руководителем, а затем заверена печатью.

Если характеристика готовится для поощрения, перевода, назначения и для других “внутренних” целей учреждения, подписывает ее руководитель кадровой службы или непосредственный составитель, а оттиск печати проставлять не нужно.

Обратите внимание! Поскольку характеристика — документ, содержащий персональные данные работника, при ее составлении необходимо учитывать требования гл. 14 ТК РФ.

Если инициатором составления характеристики, предназначенной для предоставления за пределами учреждения, является работник, характеристика выдается ему под расписку.

Взять расписку в получении характеристики нужно и с адвоката, получающего этот документ на руки.

Для фиксации факта получения характеристик лучше всего завести журнал, в котором делать отметки о том, кому, когда и в скольких экземплярах выдан документ.

При необходимости направления характеристики по почте это также фиксируется в журнале, с документа снимается копия и помещается в личное дело работника.

Подведем итог

Обобщим все вышесказанное — дадим краткий инструктаж по составлению характеристики.

Первым делом запросите всю необходимую информацию о работнике в отделе кадров. Разбейте текст характеристики на несколько блоков, логически связанных между собой.

Вкратце укажите анкетные данные, год и место рождения, назовите учебные заведения, которые были окончены работником, и специальности, полученные им в процессе обучения.

Затем опишите трудовую деятельность до того, как работник поступил к вам.

Основной текст характеристики должен содержать описание деловых и личностных качеств характеризуемого: отразите этапы карьеры, круг вопросов, решаемых сотрудником, проекты, в которых он принимал участие.

Помните о целях составления характеристики и оценивайте деловые и личностные качества кратко и точно.

От того, как составлена характеристика, может зависеть судьба человека. Так, Перовским районным судом г. Москвы С. была признана виновной в совершении преступления и ей было назначено максимально возможное наказание. Не согласившись с таким суровым приговором, С.

подала апелляцию, результатом которой стало сокращение срока отбывания наказания. Свою позицию апелляционная инстанция обосновала наличием смягчающих обстоятельств — явки с повинной, положительных характеристик С. с места жительства и работы (Определение Московского городского суда от 20.05.

2013 по делу N 10-3077/13).

Источник: http://info-personal.ru/jformlenye-dokymentov/harakteristika-sluchai-sostavleniya-i-pravila-oformleniya/

23.3. Правила составления и оформления характеристики, отзыва, рекомендации, ходатайства

Составление и оформление характеристики

Характеристика– это официальный документ, содержащийкомплексную оценку профессиональныхи личностных качеств работника, выявленныхза время его работы на данном предприятии,а также выводы и предложения по егоперспективному деловому предназначению.

По месту представления характеристикимогут быть внутренними и внешними.Характеристики могут составляться поинициативе:

  • руководства организации,
  • работника,
  • судебных и иных государственных органов власти; сторонних организаций.

Внутренняя характеристикапо инициативе руководства составляетсяотделом кадров или руководителем тогоструктурного подразделения, где работаетхарактеризуемый сотрудник.

Целью такой характеристикиявляется изучение личных качествработника для решения вопроса о/об:

  • поручении той или иной работы;
  • повышении в должности;
  • проведении аттестации или присвоении квалификационных разрядов;
  • поощрении или вынесении взысканий;
  • командировании;
  • определения степени доверия (допуска к коммерческой тайне, сохранности переданных материальных средств и пр.);
  • совместимости с коллективом (индивидуальной конфликтности);
  • прогнозировании поведения в неадекватных ситуациях и пр. (7)

Внешние характеристики составляютсяпо инициативе работника характеристика- для перевода на работу в другуюорганизацию, поступления в учебноезаведение, поездки за границу и др.

Внешнимиявляютсятакже характеристики, составляемые позапросам судебных и иных государственныхорганов власти, которыенаправляютофициальный запрос о представлениихарактеристики для разрешения вопросов,связанных с личностью работника. Такиезапросы подлежат обязательному исполнениютребования и направляются в срок,указанный государственным органом.

Характеристика составляется также позапросам военкоматов, органов управленияпо вопросам награждения и т.п.

Характеристики, составляемые поинициативе работника и по запросаморганизаций, подлежат обязательномузаверению печатью организации и подписьюего руководителя.

В зависимости от того, по какой причинетребуются характеристики, их можноразделить на:

  • служебные,
  • рекомендательные,
  • аттестационные,
  • частные (функциональные).

Служебная характеристика-наиболее распространенная и универсальнаяформа характеристики, в которой содержитсяотзыв о служебной и общественнойдеятельности сотрудника, оценка егоделовых и моральных качеств. Выдаетсяво всех случаях, когда необходимокомплексно, всесторонне охарактеризоватьработника предприятия. Составляетсяруководителем структурного подразделения,в котором трудится сотрудник.

Рекомендательная характеристикавыдается по инициативе работника принеобходимости рекомендации его другойорганизации (учебному заведению).

Основное внимание в тексте документауделяется характеристике профессиональныхзнаний и навыков, личностных качеств,которые являются наиболее значимымидля будущей деятельности представляемогоработника.

В заключении характеристикисодержится рекомендация о пригодностиработника к тому или иному видудеятельности.

Аттестационная характеристика(аттестация)составляются периодическив соответствии с планируемыми ворганизации сроками аттестацииработников. В выводе отражаетсясоответствие представляемого занимаемойдолжности, указывается возможность(или невозможность) выдвижения его навысшую должность, перевода на равнозначнуюдолжность и др.

Частная (функциональная) характеристикасодержит сведения об отдельных сторонахдеятельности работника, о тех или иныхего способностях и навыках. Составляетсядля конкретных ситуаций, поэтому ввыводе указывают цель ее написания:Для продления трудового договора; Дляполучения лицензии на пользованиегазовым оружиеми др.

Характеристика печатается на чистыхлистах бумаги формата А4 или на общембланке предприятия. Объем документа недолжен превышать 1 листа. В исключительныхслучаях допускается переносить неуместившуюся на лицевой странице частьтекста на оборотную сторону листа.

Внешние характеристики подписываютсяруководителем организации, внутренние- руководителем структурного подразделения.Во всех случаях характеристики заверяютсяпечатью организации.

Реквизитами характеристики являются:

  • наименование документа;
  • заголовок,
  • дата составления,
  • адресат (наименование организации, в которую представляется характеристика),
  • текст (краткие сведения о характеризуемом, основная часть, выводы),
  • приложение (при необходимости),
  • подпись (подписи),
  • печать организации.

Наименованиедокументаразмещается вверху поцентру, печатается заглавными буквамибез разрядки – ХАРАКТЕРИСТИКА.

Заголовоксодержит указание на фамилию, имя,отчество (полностью) в родительномпадеже с предлогом «на» (на кого),печатается ниже наименования документа,образуя с ним структурное целое.

Дата составления характеристикиоформляется словесно цифровым илицифровым способом, размещается вверхув левой части листа ниже наименованиядокумента. Дата может проставлятьсятакже в нижней части листа ниже подписи.

Адресат включает в себя полноеофициальное наименование организации,для которой подготовлена даннаяхарактеристика, размещается в верхнейправой части листа. В некоторых случаяхнаименование организации, в которуюпредставляется характеристика, можетбыть размещено после текста отдельнымабзацем:Характеристика выдана дляпредставления в _______.

Текстхарактеристики состоит, как правило,из четырех частей.

1)Краткие сведения о характеризуемомсодержат важнейшие анкетные данныехарактеризуемого сотрудника:

  • фамилия, имя отчество (полностью);
  • год рождения;
  • образование;
  • наименование занимаемой в данной организации должности;
  • ученая степень и звание (если они имеются).

Дополнительномогут указываться и некоторые другиесведения, например, общий стаж, стаж впоследней должности, специальность подиплому и пр.

В некоторых видах характеристик краткиесведения располагают столбиком в правойчасти листа, через один интервал. Однакоесли это требование специально неоговорено в инструкции по ведениюделопроизводства в данной организации,то первая часть может быть оформленакак обычный текст.

2) Данные о трудовой деятельности:

  • специальность;
  • продолжительность работы в организации;
  • сведения о продвижении по службе;
  • уровень профессионального мастерства.

3) Основная часть, т.е.собственно характеристика,излагается вследующей последовательности:

  • общая краткая характеристика деятельности представляемого, его отношение к порученному делу;
  • подробная характеристика владения специальностью, наличие и степень развития второстепенных знаний и навыков (по смежным специальностям, владение иностранными языками, техникой и т.п.;
  • краткий перечень основных достижений (и/или недостатков) в деятельности за характеризуемый период;
  • повышение профессионального уровня (квалификации);
  • наличие поощрений, наград;
  • краткий социально-психологический портрет (ведущие черты характера, личностные качества, наклонности и интересы);
  • состояние взаимоотношений с коллегами;
  • степень контактности и коммуникабельности;
  • оценка творческого потенциала и карьерного роста, работоспособности, дисциплинированности, уровня профессиональной пригодности;
  • отношение к критике и недостаткам в работе;
  • семейное положение;

При необходимости в основную частьможет быть включена и другая важная дляданной характеристики информация: опытсамостоятельной работы, пребывание взарубежных командировках и пр.

Основной текст размещается через одининтервал от кратких сведений опредставляемом, печатается по всейширине листа.

4) Выводы включают в себя одно-двапредложения с конкретными рекомендациями,касающимися, как правило, перспективнойдеятельности характеризуемого.

Стиль изложения – нейтральный. В текстеиспользуются утвердительные конструкции,глаголы в форме 3-го лица изъявительногонаклонения настоящего (или прошедшего)времени: выполняет, имеет, проявляети т.п. Частотны также краткие формыприлагательных и страдательных причастий:настойчив, трудолюбив, инициативен,требователен, самокритичени пр.

характеристики должно бытьпредельно конкретным, но вместе с темполным, развернутым, объективным.Использование цифр, статистическихданных должно быть умеренным (в одном-двухпредложениях), поскольку это затрудняетвосприятие текста.

Текст должен излагаться простымипредложениями с использованиемстандартных формулировок, терминологии,без сокращений (кроме тех случаев, гдеэто действительно необходимо).

Характеристики относится к документам,содержащим персональные сведения оработнике, поэтому ее подготовка ипредставление должны осуществлятьсяс соблюдением норм главы 14 Трудовогокодекса РФ. Так, согласно ст.

88 ТК РФработодатель не может сообщатьперсональные данные работника третьейстороне без получения письменногосогласия на то работника (исключениемявляются случаи, когда это необходимов целях предупреждения угрозы жизни издоровью работника, а также в случаях,установленных федеральным законом).

Кроме того, те сторонние организации,а также лица, которые получили персональныеданные работника, должны быть предупрежденыо том, что эти данные могут бытьиспользованы лишь в целях, для которыхони сообщены.

Приложениенеобходимо в техслучаях, когда изложенные в характеристикесведения требуют документальногоподтверждения. Приложение оформляетсяпо общим правилам. В качестве прилагаемыхдокументов могут быть:

  • копии (ксерокопии) документов об образовании;
  • справки (в том числе медицинские, справки с места учебы или предыдущей работы, о результатах деятельности представляемого и др.);
  • выписки из документов (приказов, протоколов, актов и пр.).

Подпись лица, выдавшего характеристику,проставляется собственноручно.Лицо, подписавшее характеристику, несетответственность за ее достоверность.При наличии в учреждении профсоюзнойорганизации документ подписываетсятакже ее председателем. Подпись заверяетсяпечатью организации.

В необходимых случаях в характеристикеоформляется ознакомительная записьпредставляемого работника: «Схарактеристикой ознакомлен», личнаяподпись, расшифровка подписи, дата.

Характеристика изготавливается какминимум в двух экземплярах: первыйпередается по месту требования, второйподшивается в личное дело работника.Срок хранения характеристики – 75 лет,характеристики на руководителейорганизации хранятся постоянно.Характеристики работников, не имеющихличных дел, помещается в отдельное делопо алфавиту работников. Срок хранениятакого дела – 75 лет.

Формулярхарактеристики

Местопредставления характеристики

(наименование организации

в именительном падеже)

Источник: https://studfile.net/preview/3567391/page:59/

Составляем характеристику

Составление и оформление характеристики

Характеристика – официальный документ, выдаваемый организацией сотруднику в различных ситуациях.

И хотя законодательство в сфере труда и трудовых отношений не требует обязательного представления работником характеристики, многие организации не пренебрегают этим документом, если работник представляет характеристику, например при приеме на работу, а в некоторых случаях организации могут обратиться с официальным запросом на прежнее место работы о представлении характеристики на работника. Составляет характеристику, как правило, руководитель структурного подразделения, в котором работает (работал) работник. Составляя характеристику, руководитель подразделения должен продемонстрировать индивидуальный поход, показать, что он хорошо знает работника, объективно оценивает его деловые и личные качества. Именно потому, что характеристика должна быть объективной, в каких-то случаях она может содержать не очень лестные оценки качеств работника. Главное при этом сохранять сдержанность, корректность, не допускать обидных для работника выражений и несправедливых оценок.

Как правило, в характеристике приводится оценка работника как специалиста, оценка его профессиональной деятельности работника, деловых и личных качеств.

В тексте характеристики можно условно выделить несколько частей:

1 – заголовочная часть;

2 – анкетные данные о работнике;

3 – данные о трудовой деятельности работника;

4 – оценка деловых и личных качеств работника;

5 – заключительная часть.

■ В первой – заголовочной – части указывают название документа (ХАРАКТЕРИСТИКА), должность, занимаемую работником (включая название организации), фамилию, имя, отчество работника (полностью), например:

на старшего аудитора отдела аудита ООО «Практика»Соколова Михаила Васильевича

■ Во второй части – анкетных данных – указывают фамилию, инициалы работника (имя и отчество полностью уже можно не повторять), год рождения, образование (при этом указывается, какие учебные заведения, где и когда окончил работник), специальность (профессию), ученую степень и звание (если они имеются). Как правило, эта часть характеристики оформляется как первый абзац текста, например:

            Соколов М.В. 1976 года рождения, образование высшее, в 1998 г. окончил финансовый факультет Московской финансово-юридической академии по специальности «бухгалтерский учет и аудит». С 1998 по 2000 гг. Соколов М.В. проходил службу в рядах Вооруженных Сил Российской Федерации.

■ В третьей части содержится характеристика трудовой деятельности работника.

Обычно в этой части указывается, с какого года и в какой должности начал свою трудовую деятельность работник в данной организации (допускается указывать, в каких организациях и на каких должностях работник работал до поступления в данную организацию), указывается, на какие должности и в какие подразделения переводился работник, то есть дается краткая информация о его карьерном росте. В этой же части содержится характеристика результатов трудовой деятельности работника: перечисляются наиболее значимые результаты его работы (какими работами руководил или в каких работах принимал участие, какие работы выполнил самостоятельно). Здесь же могут даваться сведения о повышении квалификации, получении дополнительного образования, второй профессии, переквалификации и др., например:

            Соколов М.В. работает в ООО «Практика» с января 2002 г. Сначала он занимал должность аудитора отдела аудита, а с 2004 г. работает в должности старшего аудитора того же отдела. До поступления в ООО «Практика» Соколов М.В. в течение двух лет работал в ЗАО «Знак качества» в должности помощника аудитора. За время работы в ООО «Практика» Соколов М.В. в составе группы специалистов участвовал в аудиторских проверках ряда компаний, в частности, ОАО «Нота», ОАО «Инвестбанк» и др. В настоящее время он является руководителем группы, оказывающей консалтинго-аудиторские услуги компании ЗАО «Роста». В 2005 г. Соколов М.В. окончил с отличием курсы повышения квалификации Российской академии госслужбы при Президенте Российской Федерации.

■ В четвертой части дается оценка деловых (профессиональных) и личных качеств работника. Показатели, по которым проводится такая оценка, могут быть самыми разнообразными. Особое значение в характеристике имеет оценка профессиональной компетентности работника, его деловых качеств, работоспособности, психологических и этических качеств.

Оценивая профессиональную компетентность работника, следует обратить внимание на наличие у него опыта, уровень его профессиональных знаний, знание законодательных и иных нормативных правовых документов, эрудицию, наличие интереса к зарубежному опыту, способность к самообразованию, знание собственных прав и обязанностей и др.

Деловые качества работника проявляются в его способности устанавливать и поддерживать деловые отношения с коллегами, руководством, сотрудниками других компаний; в способности осуществлять руководящие функции или вести аналитическую работу, заниматься планированием работы, осуществлять контроль за выполнением работ и др.

Работоспособность работника оценивается по тому, насколько активен он при выполнении порученных обязанностей, по умению организовывать трудовой процесс и выполнять работу качественно и в установленные сроки, по поведению в сложных ситуациях, по способности брать на себя ответственность за результаты работы, по эффективности принимаемых решений или результатов работы.

Личные качества работника проявляются в его взаимоотношениях с коллегами (доброжелательность, коммуникабельность), в уровне общей культуры работника, его психологических качествах.

Оценивая качества работника, очень важно правильно расставить акценты, по возможности точно определить уровень знаний и навыков работника.

Естественно, что в одном случае уровень знаний, опыта, навыков можно оценить как «очень хороший» или «высокий» (например, имеет большой опыт, имеет высокий уровень знаний, обладает глубокими знаниями), в другом случае как «достаточный» (например, имеет достаточный опыт, имеет достаточные знания), в третьем случае как «не очень достаточный», «небольшой» (например, недостаточно хорошо знаком с вопросами…,имеет недостаточно глубокие знания…), в четвертом случае как «отсутствие знаний, опыта, навыков и т.д. (например, не имеет опыта в области…, не обладает навыками… и др.).

В этой же четвертой части характеристики дается информация о формах поощрения работника, имеющихся у него наградах или взысканиях (например, по итогам работы в 2005 г. награжден ценным подарком).

■ В заключительной части характеристики указывается цель составления характеристики (характеристика составлена для представления в…).

Текст характеристики излагается от 3-го лица настоящего или прошедшего времени (окончил, работал, выполняет, имеет).

Оформляется характеристика на стандартных листах бумаги формата А4, подписывается, как правило, несколькими лицами, например руководителем (или заместителем) организации и руководителем службы персонала (или руководителем подразделения, в котором работает работник).

Характеристика может подписываться и одним лицом – руководителем организации, в этом случае необходимо, чтобы на экземпляре характеристики, остающемся в организации, были визы руководителя подразделения, в котором работает сотрудник, и руководителя службы персонала.

Подписи удостоверяются печатью организации. Дата выдачи характеристики проставляется внизу, под подписями слева. Характеристика составляется в двух экземплярах: один для передачи (отправки) по назначению, второй (копия) остается в организации.

В.Ф. Янковая, доцент Государственного университета управления

Источник: https://www.profiz.ru/sr/9_2006/Character/

Составление характеристик и правила их оформления

Составление и оформление характеристики

    МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРОИНЖЕНЕРНЫЙ 
УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ В.П. ГОРЯЧКИНА  

    КАФЕДРА « Бухгалтерский учет»   

    Реферат

    по дисциплине: «Документирование управленческой деятельности» 

    на тему: «Составление характеристик и правила их оформления»       

Вариант 30/10

    Выполнила Савкина Е.А.

    33 ИЭФ

    Преподаватель Сабирова Е.Н.   

    Москва 2009 г.

    I. Теоретическая часть

Введение………………………………………………………………………стр.3

  1. Характеристики, предназначенные для внешнего использования………………………………………………………….стр.4
  2. Характеристики, предназначенные для внутреннего использования………………………………………………………….стр.5
  3. характеристики………………………………………….стр.5
  4. Цели, для которых составляется характеристика…………………..стр.14
  5. Правила оформления и выдачи характеристик…………………….стр.15
  6. Влияние характеристик………………………………………………стр.16

Заключение…………………………………………………………………..стр.19

        II. Практическая часть

Трудовой договор……………………………………………………………стр.20

Список использованной литературы……………………………………….стр.23               

    I. Теоретическая часть

    Введение

    Характеристика – официальный документ, выдаваемый организацией сотруднику в различных ситуациях.

И хотя законодательство в сфере труда и трудовых отношений не требует обязательного представления работником характеристики, многие организации не пренебрегают этим документом, если работник представляет характеристику, например при приеме на работу, а в некоторых случаях организации могут обратиться с официальным запросом на прежнее место работы о представлении характеристики на работника. Составляет характеристику, как правило, руководитель структурного подразделения, в котором работает (работал) работник. Составляя характеристику, руководитель подразделения должен продемонстрировать индивидуальный поход, показать, что он хорошо знает работника, объективно оценивает его деловые и личные качества. Именно потому, что характеристика должна быть объективной, в каких-то случаях она может содержать не очень лестные оценки качеств работника. Главное при этом сохранять сдержанность, корректность, не допускать обидных для работника выражений и несправедливых оценок.

    Как правило, в характеристике приводится оценка работника как специалиста, оценка его профессиональной деятельности работника, деловых и личных качеств.

    В зависимости от цели составления и использования характеристики подразделяются на характеристики, предназначенные для использования в организации (далее по тексту «внутренние») и характеристики, составляемые по запросам сторонних (относительно организации) субъектов и предназначенные для применения за пределами организации (далее — «внешние характеристики»).

     и структура характеристики зависит не только от субъектов ее использования (внутренних или внешних), но и от ее целей. 

1. Характеристики, предназначенные для внешнего использования

    Внешние характеристики составляются по просьбам самих работников (для представления по месту запроса), требованиям государственных и иных органов, сторонних организаций.

Цели, для которых от работодателя требуются характеристики, могут быть разнообразными: как для решения бытовых вопросов (например, поступления работника в учебное заведение, получение кредита, пр.), так и для решения вопросов, связанных с принятием в отношении работника государственным (в т.ч.

юрисдикционным) или муниципальным органом властного решения (например, о выдаче различных разрешений, применении в отношении работника мер государственного воздействия (награждения или наказания), пр.).

    Наиболее сложным для сотрудников кадровых служб является составление характеристик, затребованных адвокатами, органами (должностными лицами), в производстве которых находится дело о правонарушении, совершение которого вменяется работнику, судами (судьями).

    Во всех случаях привлечения работника к административной или уголовной ответственности суд и орган, уполномоченный на применение административных наказаний, при разрешении дела и назначении наказания должны учитывать личность виновного, его имущественное положение и другие обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения дела. Для этого они наделены правом истребовать сведения, характеризующие работника, его семейное и имущественное положение, другие. В большинстве случаев в документах с требованиями представить необходимые сведения не указывается, какая именно информация нужна суду или иному юрисдикционному органу. Ввиду этого, сотрудник кадровой службы в лучшем случае может посоветоваться с адвокатом или самим работником, а в худшем — должен самостоятельно определить, какие сведения необходимы запрашивающему характеристику.[2, с. 257] 

    2. Характеристики, предназначенные для внутреннего использования

    Случаи и основания составления внутренних характеристик должны быть определены в локальных нормативных актах.

Преимущественно потребность в них возникает при решении вопросов о переводах на вакантные должности, о применении мер поощрения или дисциплинарного воздействия, об определении соответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе (в ходе аттестации), о поручении работнику новых обязанностей (например, руководства новым проектом), о направлении в длительную и ответственную служебную командировку и т.д.

    Рекомендации, изложенные в предыдущем разделе, могут быть использованы при составлении внутренних характеристик. Однако во внутренних характеристиках больший акцент должен быть сделан на трудовой деятельности работника.

    В зависимости от цели составления характеристики в ней помимо качеств работника могут приводиться оценка творческого потенциала работника, выводы о его стремлениях, ожиданиях и притязаниях (например, на карьерный рост), рекомендации по использованию его качеств и т.д.

    Нередко внутренние характеристики являются составными частями других документов, например, представлений, о которых речь пойдет в следующем номере журнала.

    Так как внутренняя характеристика составляется исключительно для внутреннего пользования, то указывать в ней место представления не нужно.

    В некоторых случаях возникает необходимость в указании должностного лица, по просьбе (требованию) которого составлена характеристика.[3, с. 434]

    3. характеристики

     характеристики условно можно разбить на две части — заголовочную и основную. В первой указываются: заголовок документа — «ХАРАКТЕРИСТИКА», фамилия, имя и отчество сотрудника.

    В эту часть могут быть сразу включены сведения об организации, выдавшей характеристику.

ХАРАКТЕРИСТИКА 

на Иванова Алексея Петровича  

В эту часть могут быть сразу включены сведения об организации, выдавшей характеристику, например:

ХАРАКТЕРИСТИКА 

на работника ООО «Зарница» 

Иванова Алексея Петровича  

    Вместо «работника» в заголовке к тексту можно указать конкретное наименование должности (профессии, специальности), занимаемой (выполняемой) работником. Однако такой подход больше подходит для внутренних характеристик, так как для внешних важна вся трудовая деятельность работника, а не только в последней должности (по последней профессии).

    На практике в заголовочной части нередко указывается год рождения.

ХАРАКТЕРИСТИКА 

на Максимова Олега Ивановича 

1960 года рождения 

    Здесь же, в заголовочной части приводится дата составления характеристики, например:

Дата составления: 14.01.2005 

ХАРАКТЕРИСТИКА  

    Дата составления может быть указана и в составе подписей должностных лиц, заверяющих характеристику, или в конце текста.

    Основную часть характеристики можно разделить на следующие информационные блоки:

    1)  общие биографические сведения;

    2) краткая справка о трудовой деятельности до последнего места работы;

    3) характеристика трудовой деятельности по последнему месту работы;

    4) характеристика общественной деятельности;

    5) иные сведения.

    Рассмотрим их подробно. 

    Общие биографические сведения

    Под общими биографическими сведениями понимаются дата и место рождения, сведения об образовании (уровень образования, наименования учебных заведений и время получения образования). Эту информацию кадровая служба устанавливает по личной карточке работника и иным учетным документам.

    Общие биографические сведения могут излагаться двумя способами:

    а) в повествовательной форме изложения — когда данные указываются в одном предложении (в нескольких предложениях одного стиля) с сохранением единого смысла, например:

Викторов Андрей Петрович, 1970 года рождения, в 1994 окончил Московский государственный агроинженерный университет по специальности «Экономика и управление на предприятии в АПК», имеет высшее образование.  

    б) в анкетно-списочной форме изложения — когда данные указываются в виде списка, например:

Дата рождения: 17 марта 1965 г.

Образование: высшее по специальности «Экономика и управление на предприятии в АПК», МГАУ им.В.П. Горячкина, 1998. 

    Если работник имеет несколько уровней образования (по разным направлениям) или два (и более) образования одного уровня (например, два высших), то они отражаются в характеристике с акцентом на основное или главное для работника.

    В этом же блоке указываются сведения о воинской службе, например:

Викторов Андрей Петрович, 1970 года рождения, в 1994 окончил Московский авиационный институт по специальности «Динамика управления полетом, летные испытания», имеет высшее образование. С 1988 года по 1989 год проходил службу в рядах Советской Армии.  

    В краткую справку о биографии работника могут быть включены сведения о семейном положении — состоянии в браке, наличии детей и т.д., например:

    Разведен (1999 год), имеет 7-летнюю дочь. 

    Краткая справка о трудовой деятельности до последнего места работы

    Данный блок редко включается в характеристику — как правило, по просьбе самого работника или его адвоката. В этом случае сотрудник кадровой службы указывает от 3 до 5 мест работы до последнего места, например:

До поступления на работу в ООО «Зарница» сменил три места работы: кооператив «Пластик» (1988 — 1991), работал пресовщиком изделий из пластмассы; ТОО «Альфа» (1991 — 1996), работал агентом по продажам; Московский химико-технологический институт (1996 — 1999), работал лаборантом химического анализа.

Характеристика с предыдущего места работы (Московского химико-технологического института) положительная, уволился по собственному желанию.

    Эти данные устанавливаются по трудовой книжке работника. 

    Характеристика трудовой деятельности по последнему месту работы

    В данном информационном блоке сотрудникам кадровой службы можно порекомендовать излагать сведения о работнике в следующем порядке:

    1) должности (профессии, работы), которые работник занимал (выполнял) в данной организации, краткое описание обязанностей по последней занимаемой должности (выполняемой работе) или по нескольким последним должностям (работам), интересующих субъекта, запросившего характеристику. Например:

Источник: https://www.turboreferat.ru/records-management/sostavlenie-harakteristik-i-pravila-ih/26190-127035-page1.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.