Составление спецификации

Пишем спецификации. Часть 1. Инструменты — начинаем с простого

Составление спецификации

Итак, наконец-то мы решили начать писать спецификации. Поскольку сам процесс для нас новый, пускай хотя бы инструменты будут привычными. Что мы хотим от инструмента? Пожалуй, все требования сводятся к одному слову — удобство. Ведь нужно иметь очень веские причины, чтобы заниматься чем-то, если это делать неудобно.

А ведь нам хочется, чтобы наши коллеги получали удовольствие от написания спецификаций. Как, например, от программирования. Лично у меня требований немного:

  • Удобство поиска. Нужно уметь найти нужную спецификацию по ключевым словам. Или убедиться, что такой спецификации нет.
  • Удобство правки. Чем проще будет процесс написания спецификации, тем с большей охотой наши коллеги будут заниматься этим.
  • Удобство чтения. Заранее известно, что круг читателей наших спецификаций будет шире, чем круг писателей. Это и программисты, которые будут кодировать по этим спецификациям, и тестеры, которые потом проверят то, что накодировали программисты, и даже наши клиенты, которым хочется как можно раньше узнать, что для них накодируют программисты.

Вариант 1. Microsoft Office. На первый взгляд, простое решение.

Мы уже умеем пользоваться Ворд-ом, он установлен у всех программистов, так что проблем быть не должно. Чтобы было легче найти нужную спецификацию, надо для них завести централизованное место хранения. Создадим на сервере папку ПРОЕКТЫ с подпапками по числу проектов. Сюда и будем складывать наши документы. Со временем мы придумали шаблон оформления типовой спецификации.

Нет, это не стандартное содержание из 20 пунктов, которые должны быть в любой спецификации. Боже упаси.

Мы описали стили оформления разных смысловых частей:

  • Заголовок спецификации: тема, автор / дата / рецензент
  • Исходная формулировка / требования от заказчика
  • Примечания для тестировщиков
  • Примечания для разработчиков – когда в тексте функциональной спецификации нужно на чем-то заострить их внимание. Если же это целиком техническая спецификация, например описание реализации какой-то хитрой функции на сервере, или всякой там архитектуры, то используем обычный стиль.
  • Сценарий.

Полезная вещь оказалась. Документы стали такими весёлыми, разноцветными, читать приятно. И можно сразу найти нужную часть, даже не вчитываясь в текст, только по внешнему виду.

Чуть позже стало понятно, что нам нужны перекрестные ссылки из одного документа на другой. Благо в Ворд-е есть относительно удобный механизм для этого. Можно делать ссылки и внутри документа, и между документами. Со временем стали появляться документы – порталы, состоящие в основном из ссылок на другие документы. Иногда (точнее, довольно часто) надо вставить в спецификацию какой-нибудь эскиз интерфейса, или скажем UML-диаграмму. Их мы рисуем в Визио, а потом вставляем в спецификацию. Вопрос – где хранить сами визиевские файлы? Давайте придумаем хитрые правила – для хранения связанных файлов будем создавать папку с именем, как у документа, и в нее класть дополнительные материалы.

Итоги:

  • За полгода работы над одним из наших проектов было порождено порядка тридцати полновесных спецификаций. Их писали аналитик, ведущий разработчик, и некоторые рядовые разработчики.
  • Нам потребовалось:
    • программы из пакета MS Office, по числу пишуших спецификации.
    • общедоступная папка на сервере для хранения документов.
  • Разработаны правила оформления и хранения спецификаций.

Плюсы: Пологая учебная курва ((с) Голубицкий). Для запуска процесса не требуется никаких усилий, кроме волевых. Все необходимые инструменты – офисные программы и сетевой диск – как правило, уже имеются. Сохраняются все навыки работы с документами (если у кого были).

Минусы:

  • Затруднена совместная работа. Если кто-то открыл спецификацию, больше никто в это время ее изменять не может.
  • Нет истории изменений. Сложно понять, что изменилось в спецификации с момента твоего последнего чтения. Даже с помощью продвинутых средств Ворда – рецензирования, можно отслеживать только одну итерацию правки документа. Но и при этом документ становится нечитаемым из за подчеркиваний-перечеркиваний и линий-примечаний.
  • Затруднен поиск. Сложно найти нужную спецификацию, и в ней – нужную часть. Необходимо помнить, хотя бы приблизительно, как называется документ, и потом пытаться найти его среди пятидесяти его товарищей. Да, казалось бы, в windows есть поиск по файлам. Но нужно сделать кучу шаманских действий, чтобы он начал искать по офисным документам. А потом повторить это на всех тридцати компьютерах разработчиков.

Резюме: Описанный инструментарий вполне достаточен, когда вы только начинаете пробовать свои силы в специфицировании. Его можно использовать в очень небольших проектах с числом разработчиков около пяти. Если же у вас несколько проектов, несколько команд, и главное, вы уже вкусили прелестей спецификаций и вам хочется большего, то вам нужен более продвинутый инструмент. Для себя мы нашли его в Вики.

(см. Часть 2. Вики — всё под рукой)

  • спецификация
  • спецификации
  • разработка
  • управление проектами

Хабы:

Источник: https://habr.com/ru/post/85164/

Что такое спецификация: для чего нужна, виды, правила заполнения

Составление спецификации

Спецификация – это простыми словами подробная инструкция по выполнению работы или использованию материала. Какова ее роль, как правильно оформить, покажем на конкретных примерах.

Что такое спецификация

Это документ, в котором указываются составные части предмета, технологии либо услуги, их наименование, количество, ценовые показатели. Он прилагается к основному договору.

Назначение

Спецификация используется предприятием-производителем при создании рекламы своих изделий, а также является неотъемлемым компонентом в договорной практике.

В договоре указываются объемные показатели, а подробный перечень ассортимента расшифровывается в приложении.

Изучив содержание спецификации и чертеж устройства либо описание технологического процесса, покупателю легко проверить наличие и назначение комплектующих деталей.

Спецификация является приложением к договору

Разновидности

Слово «спецификация» означает в переводе с латинского «разновидность». В народнохозяйственном комплексе составляется множество ее видов. Например, при:

  1. Поставке товаров, материалов, изделий.
  2. В инженерной практике.
  3. В сфере услуг.
  4. Строительстве.
  5. Производстве.
  6. Подготовке проекта и др.

Разделы, общие для всех разновидностей спецификаций:

  • документация;
  • комплекты;
  • сборочные единицы;
  • детали;
  • стандартные изделия;
  • прочие изделия;
  • материалы.

Спецификация к договору поставки

Приведем конкретный пример, для чего нужна спецификация к договору поставки товара. Чтобы не перегружать основной документ, перечень реализуемой продукции делают в приложении к нему.

С целью приобретения более надежных партнеров, лучше договорные поставки оформлять на более длительный период и получать товар поэтапно.

Тогда приложения составляются на каждую отдельную поставку, в них по взаимной договоренности могут быть внесены изменения.

Один договор может иметь неограниченное число спецификаций.

Их номера проставляются в договоре и наоборот. Документы подписывают руководители компаний-поставщика и покупателя. Их исполнение обязательно для всех. Если поставки срываются и фирма-покупатель по этой причине несет убытки, возможно принятие соответствующих мер.

Образец приложения по договору поставки. Скачать бланк можно далее.

                                                                                                   к Договору №_______

от «___» __________ 201_ г.

 Спецификация на поставку товаров

ТоварыКол-воЕд. изм.

Цена за единицу

руб.

Стоимость

руб.

 1.Парта ученическая2000Шт.200400000
 2.Стол учительский50Шт.30015000
3.Шкаф для учебного кабинета20Шт.4008000
Итого: – 503910 руб.
в т.ч. НДС 18% –   8910 руб.

Оплата производится в 2 этапа:

  • первый этап: авансовый платеж в размере 40% стоимости товаров, в срок не позднее 5 (пяти) банковских дней со дня выставления счета Поставщиком;
  •  второй этап: 60% стоимости товаров производится Покупателем в течение 5 (пяти) банковских дней после уведомления от Поставщика о наличии товара. Срок поставки не более 60 дней со дня зачисления денежных средств по первому платежу на расчетный счет Поставщика.

Поставщик                                                                                                                         Покупатель
М.П.Подпись/дата                                                                                                              М. П. Подпись/дата

Скачать спецификацию на поставку товара

Спецификация подписывается всеми сторонами договора

Техническая спецификация

В данном виде документа перечисляются комплектующие детали сборочной конструкции или узла. В случае коммерческих сделок указываются стоимостные и количественные параметры. На предприятии ее используют при изготовлении технической документации.

Форма

Регламентирующего акта для написания спецификации нет. Каждая фирма может издать свой шаблон бланка в свободной форме. На практике чаще всего применяется табличный вариант.

Разделы

Составление юридического документа, связанного с материально-техническими ценностями, требует особого внимания, опыта и знаний. Любая упущенная мелочь может дорого стоить. Определяющими и обязательными для заполнения приложения являются:

  • номер и дата заключения договора, к которому оно относится. Иначе это не юридический документ;
  • номер приложения;
  • перечень продукции;
  • условия поставки (временные рамки, транспорт, места разгрузки);
  • оплата.

Как заполнить

Основное содержание спецификации находится в таблице. Правила ее заполнения несложные:

  • нумерация;
  • полное название продукции;
  • единица измерения;
  • стоимостные показатели по каждой строке;
  • итоговая сумма с НДС.

Сотрудник, которому поручено сделать приложение к договору, обязан в деталях знать его требования, обладать достоверными данными по поставляемым объемам и ассортименту, уметь грамотно составить нужную спецификацию.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/chto-takoe-spetsifikatsiya-dlya-chego-nuzhna-vidy-pravila-zapolneniya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.