Спецификаций

Образцы спецификаций к договору поставки

Спецификаций

Неотъемлемой частью договорных обязательств между сторонами на поставку товарно-материальных ценностей является документ под названием «спецификация». Она прилагается к договору поставки.

Образец можно скачать в этой статье, а затем доработать в соответствии с особенностями хозяйственной деятельности предприятия.

Несколько слов о том, как правильно оформлять и учитывать спецификации к договорам поставки.

Назначение и порядок формирования спецификации

В момент заключения письменных договорных обязательств о поставке товарно-материальных ценностей стороны должны оговорить и утвердить в 2-х экземплярах обязательное приложение – спецификацию.

Составлением спецификации, как правило, занимается представитель отдела сбыта, ответственного за исполнение договора, в ранге менеджера.

Унифицированная форма документа не установлена, поэтому в перечень информации можно добавлять данные, свидетельствующие о полной расшифровке условий поставки.

Статьями 432 и 506 ГК РФ установлено, что при поставке товаров необходимо чётко оговаривать предмет заключаемого договора. В соответствии с требованиями ч.4 ст.93 федерального закона от 05.04.2013 г.

№44-ФЗ цена на товар должна быть обоснована поставщиком и включена в условия договора. Именно для выполнения этих требований бланк спецификации должен быть включён в состав конкурсной документации.

Это тип несамостоятельного документа, с помощью которого субъекты хозяйствования могут регулировать долгосрочные партнёрские отношения. Обязанность разработки спецификации возлагается на сторону – поставщика товаров. Информация о наличии в договоре спецификаций на товары излагается в разделе «Порядок поставки».

Спецификация выполняет ряд важных юридических и технических функций:

  1. Расшифровывает до деталей условия поставки и ассортимент товарно-материальных ценностей.
  2. Оговаривает формы финансовых расчётов между сторонами, заключившими договор.

Договор поставки, в соответствии с которым осуществляется приём-передача ТМЦ без утверждённой спецификации, может быть оспорен в суде в случае появления претензий к одной из сторон в ходе проверки органа ФНС.

Скачать пустой бланк спецификации

Спецификация к договору поставки – технический табличный документ, в котором указываются следующие данные:

  • реквизиты договора поставки (дата, номер);
  • порядковый номер;
  • перечисление и описание позиций с учётом технических особенностей и требований номенклатуры;
  • единицы измерения;
  • цена за единицу в рублях (три колонки – без НДС, сумма НДС, с учётом НДС).

Вслед за таблицей необходимо произвести расшифровку условий оплаты текущей партии товара. Они могут отличаться от тех, на которых будет поставляться следующая партия. Каждая спецификация (их к договору может прилагаться несколько, например, по числу партий товара) должна быть подписана должностными лицами, которым сторонами делегировано право сопровождать исполнение договора.

Варианты спецификаций

Правовые нормы законодательных актов, действующих в Российской Федерации, предполагают наличие индивидуальных спецификаций к следующим видам договоров:

  1. купли-продажи;
  2. поставки;
  3. передачи в залог движимого и недвижимого имущества;
  4. дарения;
  5. финансовой аренды и лизинга;
  6. ренты.

Наиболее распространено использование уточнения условий поставок по каждой партии при составлении договоров поставки и купли-продажи. Допускается использование отдельных спецификаций для сопутствующих факту поставки услуг, например транспортных расходов.

Спецификация оборудования и полуфабрикатов

В случае поставки от продавца в адрес покупателя различных видов продукции промышленного назначения может составляться спецификация с уточнением не только условий поставки, но и отдельных технических параметров.

Марка изделия (полуфабриката) должна быть указана в соответствии с сертификатом соответствия и происхождения (для экспорта). В разделе «технические требования» следует указывать номенклатуру ГОСТ или технических условий, в соответствии с которыми изготовлена продукция. Допускается исчисление количества в нескольких единицах измерения.

Спецификация продуктов питания

При поставке продуктов питания обязательным является указание в спецификации установленного для каждого вида в отдельности предельного срока и условий хранения.

Скачать образец спецификации на поставку продуктов питания

Спецификация товаров

При поставке товаров общего назначения основным требованием к спецификации является точность указания наименования товара.

Скачать образец спецификации на поставку продуктов общего назначения

Техническая спецификация оборудования

При поставке инженерных систем, единых технологических линий и прочих видов сложного промышленного оборудования, к договору поставки разрабатывается отдельный пакет документации. Он называется «техническая спецификация».

документа:

  1. Перечень технических характеристик отдельных узлов и систем.
  2. Описание, при помощи которого осуществляется чтение и расшифровка сборочных чертежей и схем.
  3. Информация о комплектации и количестве единиц ТМЦ.

Следует отметить, что данный документ имеет сугубо технический характер. Однако, для унификации данных договора поставки оборудования техническая спецификация может выполнять роль бланка расшифровки условий поставки в том виде, как она используется в общих целях.

Особенности действия документа

Так как спецификация рассматривается в качестве неотъемлемой части договорных обязательств, в отношении её действуют те же правовые нормы и общие требования.

На практике это означает, что на любом этапе реализации договора поставки спецификацию можно изменить.

Редактированию, вплоть до аннулирования спецификации, могут быть подвергнуты любые данные, за исключением тех, которые нельзя изменить без утверждения дополнительного соглашения к действующему договору.

Порядок оформления документа предусматривает использование как фирменного бланка предприятия, так и обычной белой писчей бумаги формата А4. Способ оформления – рукописный или машинный (компьютерный) набор.

Подписи руководителя предприятия и непосредственного исполнителя должны быть сделаны шариковой или перьевой ручкой.

Использование факсимильных копий «автографов» лиц, принимающих участие в составлении и утверждении спецификации, не допускается.

Печать применяется, если это установлено локальным актом предприятия. Данные спецификации (дата, номер, реквизиты договора) должны быть вынесены в журнал учёта договоров.

Передача спецификаций в адрес контрагента возможна различными способами:

  • заказным письмом через Почту России;
  • курьерской доставкой;
  • средствами электронной доставки (при использовании сторонами договора электронной цифровой подписи).

Срок хранения документа после выполнения или расторжения договора определяется действующим законодательством Российской Федерации, а также локальными документами, утверждёнными на предприятии.

Источник: https://alaws.ru/specifikaciya-k-dogovoru-postavki/

Спецификация | ProWoDoc – проектная и рабочая документация

Спецификаций

  Выполнение данного документа регламентируется ГОСТ 21.110-2013«Система проектной документации для строительства. Спецификация оборудования, изделий и материалов» «СПДС Спецификация оборудования, изделий и материалов”.

 Нет смысла приводить и пересказывать здесь текст этого ГОСТа, вопросы оформления в нём изложены предельно чётко, кратко и понятно. Однако на некоторых моментах всё же хочется остановиться для исключения наиболее часто встречающихся ошибок.

Спецификация должна:

  • выполняться по определённой форме, приведённой в указанном выше ГОСТе (в конце данной статьи приводится для скачивания составленный мною шаблон в формате WORD);
  • выполняться на горизонтально расположенном формате А3;
  • в соответствии с п.4.11 при отсутствии обложки к ней (а так чаще всего и делается) иметь основную надпись по форме 3 ГОСТ Р 21.1101-2013«Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации» (на первом листе) и по форме 6 на последующих;
  • в соответствии с п.4.10 получать обозначение, состоящее из обозначения основного комплекта рабочих чертежей и через точку шифра СО (очень часто проектировщики ставят С, что противоречит указанному в начале статьи ГОСТу; использование СО требовалось в редакции 1982-го года. В редакции ГОСТа на спецификацию 1995-го года ввели шифр “С”. Редакция 2013-го года начиная с 2015-го года снова требует использовать СО).

  Необходимо помнить, что “марксизм не догма, а руководство к действию”: “4.1… Допускается модифицировать форму спецификации, например, включать в неё дополнительные графы, изменять размеры граф…”.

 Я не единожды встречал спецификации, в которых проектировщик длинное наименование разносит вручную по разным строкам, зачем-то тратя время на эту пустую работу. Мало того, потом сметчик или отдел закупок вместо простого копи-паста в Excel делает перенос через буфер, а затем мучительно объединяет фрагменты строк.

А всего то надо читать ГОСТ 21.110-2013«Система проектной документации для строительства. Спецификация оборудования, изделий и материалов», п.4.

1: “Допускается не печатать горизонтальные линии, разграничивающие строки спецификации, при этом необходимо соблюдать интервал не менее одного разряда печати между текстами соседних строк”.

  “4.5 … Наименования частей, разделов и подразделов записывают в графе «Наименование и техническая характеристика» в виде заголовка, симметричного тексту, и подчеркивают. При этом заголовок раздела и подраздела должен быть отделен от текста интервалом в одну-две строки. Заголовок допускается не подчеркивать.”

  «4.6 В спецификацию не включают отдельные виды изделий и материалы, номенклатуру и количество которых определяет строительно-монтажная организация, исходя из действующих технологических и производственных норм».

Мне нередко приходится выслушивать требование включить в спецификацию саморезы для крепления кабель-каналов, изоленту и тому подобные вещи, которые должны учитываться иначе.

   Очень распространённая ошибка: в графе 1 должно быть позиционное обозначение оборудования, предусмотренное рабочими чертежами. На практике в эту графу ошибочно заносят порядковый номер оборудования в пределах спецификации (то есть просто нумерацию строк).

Данная ошибка настолько часто встречается, что в редакции 2013-го года даже особо прописали, что нумерация выполняется в графе 2 в пределах раздела:

  “Перед наименованием оборудования, изделий и материалов указывают их порядковый номер записи в спецификацию (как правило, в пределах раздела)”.

  Вроде бы не считается ошибкой, и в прежние годы даже рекомендовалось оставлять пустые строки между позициями спецификации.

Но давайте будем реалистами: за последние десять лет я ни разу вручную ничего в спецификацию не дописывал, всё равно все правки выполняются на компьютере.

Так зачем искусственно раздувать количество листов данного документа? (разумеется, если ваша зарплата зависит не от объёма выпускаемой документации).

  Менее известным нормативным документом является действующий на момент написания данной статьи МР 21.01-95 “Методические рекомендации по составлению спецификации оборудования, изделий и материалов (с учётом новых изменений стандартов СПДС)”. Правда, слово “новых” в названии относилось к 1995-му году. В нём приводятся примеры составления спецификаций по отдельным маркам.

  Я постоянно сталкиваюсь с двумя подходами к наполнению спецификаций. Первый состоит в том, что каждый отдельный шкаф полностью расписан в спецификации: его оболочка, начинка, материалы для монтажа.

Второй подход, который я считаю более оправданным, состоит в занесении в спецификацию итоговых значений по каждой позиции: общее количество распределительных коробок (оболочек шкафов) такой-то марки, общее количество блоков питания, преобразователей, клеммников, плинтов и так далее по каждой марке. Именно об этом сказано в МР 21.101-95 п.3.

1 “Документ по существу является сводной спецификацией к соответствующему основному комплекту рабочих чертежей и предназначен для комплектования, подготовки и осуществления строительства…”. Зачем отделу закупок знать состав шкафа? Его интересует общее количество оборудования или материалов.

А состав отдельных шкафов можно найти в перечне оборудования на схеме каждого шкафа. К тому же исключается полное дублирование информации (сначала на схеме, затем то же самое в спецификации), отнимающее время при проектировании, исключаются ошибки при внесении изменений.

А если ещё немного подумать или заплатить, то и формирование спецификации можно свести к нажатию кнопки запуска программы, которая перебирает чертежи основного комплекта, выбирает из перечней оборудования сведения, выполняет суммирование по одноименным позициям и автоматически формирует спецификацию по всему комплекту. Вам остаётся добавить ЗИП.

  В начале статьи “Шаблон WORD со штампами Ф5 и Ф6” я уже рассуждал о достоинствах использования WORD для представления данных в табличной форме.

Для быстрого перевода получаемых от смежников спецификаций в Excel в более удобный для меня WORD я написал программу WordToExcel, которая доступна для скачивания на странице “Программа для спецификации”.

Достаточно поставить курсор на левую верхнюю ячейку таблицы и запустить программу, которая откроет шаблонную спецификацию и ячейку за ячейкой скопирует данные из Excel в WORD. В общем-то программе всё равно, что копировать, поэтому можно использовать её и для копирования каких-то иных таблиц из одной среды в другую.

  Доступный для свободного скачивания в конце статьи файл “Template_specification.doc” я использую в качестве шаблона для выполнения спецификаций. Он выполнен с использованием шрифта Arial Narrow.

Если Вам необходим иной шрифт, отредактируйте данный шаблон.

Если не справляетесь с редактированием, пишите 🙂 Как управлять номерами листов, располагаемыми в правом верхнем углу, описывается в статье “Шаблон WORD со штампами Ф5 и Ф6”.

  На всякий случай я перевёл данный шаблон в pdf-формат, при необходимости Вы можете посмотреть результат в файле “Scan_Template_specification.pdf“.

 Практика показала, что на ряде текстовых редакторов настройки съезжают, ячейки и текст перекрывают друг друга.

В таком случае попробуйте для начала распечатать шаблон: нередко наложение происходит лишь на экране, а при печати всё получается правильно.

 Ещё одна проблема возникает в MS Office 2013: при работе с большими спецификациями (десятки листов) начинаются нереальные тормоза, ввёл символ и ждёшь минуту для продолжения работы.

Решение проблемы оказалось элементарным и состоит в отключении пробелов между листами: подведите курсор мыши к промежутку между любыми листами документа, появится всплывающее сообщение: “Дважды щёлкните, чтобы скрыть пробелы”.

Выполните данное указание и спокойно работайте дальше.

  P.S. Я уже давно рекомендую своим коллегам вместо наименования “Спецификация” для проекта писать “Перечень”, то есть “Перечень оборудования, изделий и материалов”.

Это сразу позволяет снять претензии по оформлению данного документа различных проверяющих. Дело в том, что “Спецификация” 87-м Постановлением не предусмотрена. Когда получаете замечание “… оформлена с нарушением требований ГОСТ 21.

110-2013, то тут же пишите в ответе “У меня не спецификация, а указанный ГОСТ регламентирует оформление документа на стадии Р”.

 Если подходить к вопросу ещё более тщательно, то перечень оборудования (спецификация) для проекта должен иметь основную надпись по форме 5 (для текстовых документов), а не по форме 3. Хотя замечаний от экспертизы по этой причине не было ни разу. Для желающих выкладываю для скачивания соответствующий вариант внизу страницы под именем “Template_specification_project.doc“.

  Сегодня мне попался по сути документ, которым можно размахивать перед лицом проверяльщиков. Называется он “ПИСЬМО 
Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства РФ от 18 июля 2017 г. № 31983-ОГ/03  «О форме ведомости объемов работ»
“. В нём черным по белому рукой чиновника (а не автора данного сайта) сказано:

“Правила оформления спецификаций и ведомостей в проектной документации не установлены, и разработчик вправе применять самостоятельно разработанные формы указанных выше документов.”

Источник: http://prowodoc.ru/content/spetsifikatsiya

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.