Спецификация к договору поставки что это такое

Спецификация на поставку товара: образец и бланк

Спецификация к договору поставки что это такое

Поставка товаров – одна из важнейших услуг, для юридического оформления которой всегда заключается соответствующий договор. Одним из приложений к нему является спецификация на поставку товара, образец и инструкцию заполнению которой можно найти в этой статье.

 Бланк спецификации на поставку товаров (word)

 Образец заполненной спецификации (word)

Основное назначение

Если осуществляется поставка товаров от продавца покупателя без посредников или через них, практически всегда заключается договор поставки.

Однако сам перечень товарных единиц, их количество и прочие данные в большинстве случаев выносится отдельным текстом как приложение, поскольку в самом договоре он займет много места.

Таким образом, спецификация на поставку товара, оформленная по определенному образцу, – это приложение к одноименному договору. Так же используется и как приложение к таким договорам:

  • возмездного оказания услуг;
  • подряда;
  • некоторых других.

По законодательству её (как уточнение перечня определенных позиций) можно использовать как приложение к любому договору в момент заключения сделки или после подписания базового соглашения.

Как и любое другое приложение, она действует только при наличии и ссылке на соответствующий договор. То есть оформлять её без договора не допускается – такая бумага не имеет юридической силы.

Основное назначение состоит в том, что в ней перечисляется полный перечень поставляемых материальных ценностей, среди которых могут быть как сами товары, так и:

  • материалы;
  • сырье;
  • оборудование и механизмы;
  • прочие ценности.

Нередко в документе отражается также схема оплаты (этапы, суммы, предельные сроки и т.п.). Поэтому по сути – это перечень товаров, их сумма и условия оплаты.

Бланк и образец 2017 — 2018

Единой, утвержденной формы нет. Поэтому каждая компания вправе утвердить любой бланк и в дальнейшем использовать его в своей работе. Тем не менее, в ней всегда отражаются такие сведения:

  1. Сначала нужно прописать, каким приложением идет этот документ к основному договору поставки (номер приложения, ссылка на договор – номер, название, дата).
  2. Сам перечень товаров и других материальных ценностей удобнее всего приводить в табличном варианте. Перечисляются такие позиции:
  • номера по порядку (для удобства);
  • полные наименования товаров;
  • количество товаров;
  • единицы измерения (обычно штуки, но также могут быть весовые, объемные единицы и т.п.);
  • цена за единицу и общая стоимость по каждому товару (по каждой строке);
  • общая стоимость и общий НДС прописываются в конце таблицы.
  1. Далее можно продублировать условия оплаты товаров. Например, половина суммы переводится как авансовый платеж в срок 5-6 рабочих дней с даты выставления счета. А другая половина – в течение 2 недель с того дня, когда авансовый платеж фактически зачислится на банковском счету.
  2. Затем следуют подписи ответственных лиц (обычно на уровне генеральных директоров), расшифровки, названия компаний и дата. Допускается поставить не только рукописные, но и электронные цифровые подписи, если фирма официально использует их в своей работе, а в договоре есть соответствующее упоминание. При этом использование факсимильных подписей не допускается.
  3. Что касается печати, то ставить ее на приложениях необязательно. Однако если сам договор и внутренние документы компании обязывают к штампованию, печать нужно поставить.

Бланк спецификации, который прилагается к договору поставки товара, можно использовать как образец для оформления.

А готовый пример заполненного представлен ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Каждая компания вправе выбирать количество спецификаций и их образцы при оформлении поставки товара. Можно сделать одну с длинным перечнем, можно оформить неограниченно много разных по каждой группе товаров. Однако важно указать точное количество в договоре, сославшись на наличие этих приложений.

Кто составляет

Обязанность составления по умолчанию лежит на поставщике. Документ изучается покупателем и подписывается либо в момент оформления договора, либо позже, по факту составления. Как правило, договор поставки предусматривает многократное оказание подобных услуг. Поэтому сам текст договора не меняется, а происходит только добавление новых позиций, актуальных для текущих ситуаций.

В компании-поставщике её разработкой занимается, как правило, руководитель отдела (или менеджер), в чьей компетенции находится данный вопрос. По законодательству любой сотрудник может взять на себя подобные обязанности. Поэтому единственное требование – достаточный уровень компетентности для подобной работы.

Порядок оформления и пересылки

При оформлении и разработке документа нужно обратить внимание на несколько важных нюансов:

  1. Поскольку форма свободна, лучше всего выбрать для нее фирменный бланк.
  2. Законодательство не запрещает использовать электронные версии документа наряду с бумажными, но только в том случае, если они будут подписаны электронными цифровыми подписями.
  3. Оформляется всегда в двух экземплярах – по одному для поставщика и покупателя.
  4. Исправления и помарки  не допускаются. Однако их можно дополнить, а также расторгнуть предыдущие и составить новые.
  5. Хранятся вместе с договором и действуют бессрочно – до фактического исполнения приведенных условий, т.е. поставки соответствующих товаров в описанном количестве и в установленные сроки.

При этом передать её можно как в руки, так и с помощью:

  • электронной почты (при наличии электронных подписей);
  • Почты России (лучше отправить заказным письмом);
  • курьерской почты (по принципу «от двери до двери»);
  • через факс передают значительно реже, поскольку эта техника менее распространена, и к тому же для передачи по факсу нужно, чтобы в договоре предусматривалась такая возможность.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если компания начала заниматься поставкой товара недавно, лучше сразу разработать соответствующий бланк единого образца, по которому и оформлять все подобные документы.

Судебная практика

Исходя из судебной практики можно понять несколько важных правовых условий использования:

  1. Форма свободная, однако в ней должны обязательно содержаться сведения о точном количестве, точной стоимости как отдельных товаров, так и их суммарного количество (и общей суммы с отдельным указанием НДС).
  2. Сведения о схеме оплаты можно приводить или не приводить, но в любом случае они не должны противоречить условиям договора. В других случаях можно заключить дополнительное соглашение, в котором сделать исключение для конкретной ситуации.
  3. Сведения о технических характеристиках товаров, их изготовители, соответствии нормативным документам указывать необязательно.

В частности, претензии проверяющих налоговых органов о несоответствии данных о товарах в образце спецификации к договору поставки информации, приведенной в счете-фактуре, представляются необоснованными.

Дело в том, что компании сами вправе решать, какие данные, в каком виде должны содержаться в ней.

Теоретически документ составляется исключительно для удобства и юридической защиты сторон, поскольку сам договор поставки самодостаточен и даже в отсутствие приложений он имеет обязательную юридическую силу для поставщика и покупателя (в объеме прописанных прав и обязанностей, если они не противоречат ГК).

Таким образом, даже в случае возникновения подобных претензий сторонам будет достаточно доказать свою правоту, используя:

  • собственно договор (поставки, подряда и другие), в котором подробно прописываются названия, реквизиты сторон, порядок поставки, оплаты, урегулирования споров и т.п.;
  • спецификации, которые имеют характер уточнения сведений по товарам (точное количество, сумма и т.п.) и действуют только в случае наличия соответствующего договора, а также ссылки на этот договор.

Источник: https://2ann.ru/obrazec-specifikacii-pri-osushhestvlenii-postavki-tovara/

Что такое спецификация к договору поставки и как ее составить, образец спецификации

Спецификация к договору поставки что это такое

Спецификация к договору поставки — это двусторонний документ, в котором содержится перечень поставляемых товаров с указанием их наименования, количества, сорта, марки и т.п.

При необходимости в спецификации указывают также качественные характеристики и цену товара. Часто в спецификацию выносятся условия, которые сторонам неудобно указывать в договоре (например, ввиду большого количества наименований поставляемого товара).

В спецификации обычно указываются товары, поставляемые одновременно (одной партией).

Когда нужно составлять спецификацию

Необходимость составления спецификации вытекает из содержания вашего договора поставки. Она потребуется, когда:

  • ее составление прямо предусмотрено договором;
  • в договоре не полностью согласованы (не конкретизированы) условия о наименовании и (или) количестве поставляемого товара. Например, в договоре поставки указали вид товара — деревянная офисная мебель, но не определили категорию (столы, тумбы, шкафы и т.д.) и модель. В такой ситуации спецификация необходима, чтобы согласовать предмет договора. Если ее (или иного документа, в котором вы согласовали данные условия) нет, договор поставки может быть признан незаключенным (п. 3 ст. 455, п. 2 ст. 465, п. 5 ст. 454, п. 1 ст. 432 ГК РФ);
  • в договоре не определен (не полностью определен) ассортимент товара. Например, вы заключили договор на поставку одежды, согласовали вид, модель, цвет и общее количество (пальто женское, модель «Лайма», цвет светло-зеленый, 50 шт.). При этом в договоре не указано, какие размеры нужны покупателю и в каком количестве. Если не составить спецификацию или иной подобный документ, условие об ассортименте окажется несогласованным. Как следствие, покупатель не сможет требовать передачи товара в ассортименте или отказаться от принятия и оплаты товара, ссылаясь на то, что он не соответствует ожидаемому ассортименту (п. 1 ст. 467, п. 1 ст. 468 ГК РФ). Если существо обязательства предполагает поставку товара в ассортименте, поставщик будет вправе определить его самостоятельно исходя из известных ему на момент заключения договора потребностей покупателя или отказаться от исполнения договора (п. 2 ст. 467 ГК РФ);
  • вы заключили рамочный договор поставки и нужно согласовать условия конкретной поставки, которые в рамочном договоре остались открытыми (п. 1 ст. 429.1 ГК РФ). Например, заключен рамочный договор поставки сувенирной продукции. Покупатель выбирает из каталога поставщика необходимые ему товары в нужном количестве и стороны согласуют поставку этого товара путем подписания спецификации. Без согласования условий о конкретном наименовании и количестве товара конкретная сделка не будет считаться заключенной, права и обязанности по ней не возникнут (п. 1 ст. 432, п. 2 ст. 307 ГК РФ).

Как составить спецификацию к договору поставки

Поскольку в спецификации, как правило, отражены существенные условия договора поставки, нужно соблюсти простую письменную форму (п. 1 ст. 432, п. 1 ст. 161 ГК РФ). Спецификация составляется в виде одного документа, подписанного сторонами, по одному экземпляру для каждой из сторон.

Составить спецификацию вы можете в произвольной форме. К ней нет обязательных требований. Но если вы утвердили форму спецификации как приложение к договору, нужно использовать ее (ст. 309 ГК РФ).

Укажите в спецификации:

  • дату и место составления (не обязательно, если спецификация — приложение к договору и подписывается вместе с ним);
  • номер спецификации (при необходимости);
  • реквизиты договора поставки;
  • наименования сторон, Ф.И.О. и должности (либо данные о доверенности) лиц, которые подписывают спецификацию;
  • перечень поставляемых товаров с подробным описанием по каждой позиции;
  • количество товара по каждой позиции в соответствующих данному товару единицах измерения;
  • цену за единицу товара в каждой позиции, сумму для всех товаров данной позиции, общую стоимость указанного в спецификации товара (при необходимости);
  • дополнительные условия, характеристики текущей поставки (при необходимости). Например, если по условиям рамочного договора поставки способ доставки определяется отдельно для каждой партии товара, его следует указать в спецификации.

Подписать спецификацию должны уполномоченные на это лица. Особенно важно это в случае, когда с помощью спецификации вы согласовываете существенные условия договора. В противном случае вы можете столкнуться с проблемой подписания договора неуполномоченным лицом.

Как описать товар в спецификации

В спецификации рекомендуем максимально полно описывать каждую позицию поставляемого товара. Сведений должно быть достаточно, чтобы однозначно определить каждый экземпляр поставляемой продукции. Это поможет избежать споров, упростит формирование партии товара для поставщика и ее приемку для покупателя.

Для каждой товарной позиции укажите:

  • наименование (вид, категорию) товара. Можно воспользоваться каталогами поставщика или классификаторами, например ОК 034-2014 (КПЕС 2008);
  • товарный знак (торговую марку), модель, артикул;
  • технические характеристики и иные признаки, позволяющие отличить товар, в том числе при поставке в ассортименте (материал изготовления, размер, цвет, мощность и т.п.).

Когда товарных позиций много, удобно привести эти данные в виде таблицы.

Образец спецификации к договору поставки

Универсальной утвержденной формы спецификации нет. Если требования к форме и содержанию не установлены договором поставки, составьте спецификацию в произвольной форме в виде одного документа, подписанного сторонами.

В спецификации рекомендуем подробно описывать каждую позицию поставляемого товара.

Настоящий образец подготовлен на примере ситуации, когда по условиям договора поставки перечень поставляемых товаров приводится в отдельном документе – спецификации.

СПЕЦИФИКАЦИЯ

к договору поставки

г. _____________                                                                                                                                         “__” ________ ____ г.

Источник: https://urist7.ru/grazhdanskoe-pravo/dogovor-arendy/dogovor-arendy-nedvizhimosti/chto-takoe-specifikaciya-k-dogovoru-postavki-i-kak-ee-sostavit.html

Спецификация к договору поставки в 2020 году – что это такое, образец, товара, строительных материалов

Спецификация к договору поставки что это такое

Договор поставки является основным документом при оформлении заказа между поставщиком товара и заказчиком.

Для предотвращения проблем и несогласованностей необходимо грамотное составление как соглашения, так и всех приложений к нему, в число которых входит спецификация.

В соглашении прописываются ключевые положения, а специальная и уточняющая информация касательно поставляемого товара содержится в спецификации.

Рассмотрим особенности спецификации к договору поставки в 2020 году, образец и правила заполнения.

Основные моменты

В этом разделе расскажем вам, что представляет собой спецификация, обязательна ли она, в какой форме она прикрепляется к договору поставки, какими нормативными актами регулируется ее составление и какая информация должна в ней содержаться.

Что это такое

Спецификация к договору представлена в форме письменного приложения к соглашению, которое формируется с целью указания количественных и качественных параметров поставляемой продукции.

Данный документ действует в течение срока действия основного соглашения. Актуальность спецификации очевидна, если поставляемая продукция меняется по количественным характеристикам, а также по категориям и видам.

В случае больших поставок разных по характеру товаров оптимальным вариантом станет не включение в текст соглашения, а выделение в спецификацию по причине большого объема.

Стандартизированный вид спецификации не предусмотрен законодательными актами, поэтому партнеры оформляют ее в свободной удобной форме.

Есть список необходимых данных, которые в обязательном порядке нужно указывать в спецификации:

  • номер документа;
  • наименование поставляемой продукции согласно накладной;
  • указание ГОСТов продукции;
  • единицы измерения и четко прописанное количество продукции;
  • сумма соглашения (сумма без НДС, потом налог и совокупная сумма, включая НДС).

Также в большинстве случаев стороны прописывают условия поставки при необходимости и параметры тары или товарной упаковки.

О наличии спецификации должна быть сделана пометка непосредственно в соглашении о поставке.

Данный документ согласовывается и подписывается сторонами, в ином случае она не считается действительной.

Существуют следующие виды документов:

Спецификация в качестве неотъемлемой части договораЯвляющаяся приложением к соглашению
Спецификация как часть расчетной документацииПрилагаемая к счету-фактуре
Отгрузочная товарно-сопроводительная спецификацияОформляемая к каждой поставляемой партии продукции

Назначение документа

Ключевым предназначением спецификации выступает согласование предмета соглашения поставки.

Документ должен включать все существенные для конкретного соглашения параметры поставляемого товара или выполняемых работ.

Достижение договоренности касательно предмета договора или его несогласование несет основное значение для факта заключения соглашения.

Для подписания всех категорий соглашений купли-продажи и договоров поставки нужно как минимум достигнуть договоренности в отношении названия продукции и ее точного количества.

Прочие существенные условия и параметры могут быть определены как обязательные для согласования.

В соглашении о поставке должна содержаться ссылка на спецификацию, рекомендуется ее индивидуализация посредством присвоения порядкового номера и даты оформления.

В ситуации, когда в соглашении не прописаны все параметры товара и имеется ссылка на спецификацию, тогда накладные и счета-фактуры не выступают в качестве обязательных подтверждений согласования объекта договора.

Также немаловажным является роль спецификации в том факте, что в ней прописываются предварительно одобренные требования к качественным характеристикам, ассортименту, комплектации, упаковочным материалам.

Непосредственно на базе спецификации выполняется приемка продукции ответственными сотрудниками.

Поэтому нужно максимально подробно указать информацию о товаре, который планируется поставлять, чтобы избежать проблем и недопонимания в процессе отгрузки.

Правовая база

Основным нормативным актом, регулирующим взаимоотношения в процессе поставки товара, выступает ГК РФ.

Прочие нормативные документы в данной сфере:

Также необходимо руководствоваться инструкциями и постановлениями в отношении процедуры приема товара, оценки его качества и прочими.

В ст. 429.1 ГК РФ прописана возможность оформления рамочного соглашения, то есть договора, где прописаны ключевые моменты, которые корректируются и уточняются дальнейшей документацией.

Такой вид оформления документации чаще всего применяется при долгосрочном сотрудничестве.

В качестве бумаги для конкретизации основных условий предлагается использовать спецификацию к соглашению о поставке. Ею предусмотрено определение партии поставки и прочих важных условий.

Как составить бланк спецификации к договору поставки товара

В данном разделе мы вам расскажем, в каких случаях появляется необходимость составления спецификации, кто является ответственным сотрудником за данный момент.

А также, как следует грамотно и юридически правильно заполнять спецификацию на поставку пиломатериалов, строительных материалов, оборудования, а также разберемся в процедуре согласования всех нюансов с деловыми партнерами.

Когда возникает необходимость

Спецификации в рамках договора поставки оформляются сторонами несколько раз в случае поставки отдельных партий разного по характеристикам товара.

Это означает, что соглашение о поставке подписывается единожды, а спецификации с определением состава и объема товара подписываются при необходимости заказа новой партии продукции.

В случае надобности внесения изменений партнеры уведомляют друг друга при помощи заявления или в иной форме.

В случае использования спецификации как приложения к расчетной документации, она должна оформляться каждый раз при отгрузке и поставке продукции с перечнем доставленного товара и его характеристик.

В стандартном случае использования документа как приложения к соглашению она подписывается сторонами при очередной поставке новых партий прежнего товара или нового вида товара.

Кто этим занимается

В предпринимательской практике применяется два подхода к заключению договоров и спецификаций в компании – централизованный и децентрализованный.

При централизованном методе предполагается наличие специального отдела со специалистами или рабочей группы, которые решают вопросы касательно составления и заключения договоров.

Задачей исполнителя является доставка соглашения или оферты в данное подразделение, а специалисты занимаются дальнейшим согласованием, заключением и хранением договоров и спецификаций.

При децентрализованном методе каждый менеджер занимается ведением переговоров с заказчиками и поставщиками самостоятельно.

Однако даже в случае, когда на фирме используется такой подход, хранение всей документации, договоров и спецификаций должно осуществляться в одном месте — у секретаря, в юридическом отделе и т.д.

В большинстве ситуаций компании начинают ведение договоров со второго способа.

Ведь если сама фирма состоит всего из нескольких сотрудников и менеджеров, нецелесообразно создавать отдельное подразделение для заключения соглашений и сопутствующей документации.

Однако в дальнейшем компании переходят на централизованный способ по мере роста и расширения.

Порядок заполнения (образец)

Утвержденной на государственном уровне формы спецификации не существует, поэтому стороны оформляют ее в свободной форме на страницах формата А4.

Рекомендуется указывать в спецификации такие существенные данные, характерные для образца спецификации к договору поставки строительных материалов и прочих товаров и продукции:

Дата оформленияВ шапке документа и его порядковый номер
Указание номера договора поставкиК которому данная спецификация является приложением
Названия поставщика и заказчикаИх четкие реквизиты и сведения ответственных представителей
Дата оформления документаИ временные сроки поставки товара заказчику
Технические параметрыПоставляемой продукции
Приложенная документацияИ прочие существенные параметры сделки

На момент осуществления поставки и предоставления заполненной спецификации ответственные стороны скрепляют документ подписями и печатями.

Если предприятия представляют официальные представители, понадобится нотариально заверенная доверенность.

В основном в документе используются таблицы, где удобно прописывать значимые параметры поставляемой продукции.

Число граф и строк определяется в индивидуальном порядке, исходя из количества наименований и особенностей продукции.

К примеру, образец спецификации к договору поставки мебели включает перечень составных элементов гарнитуров или мягкой мебели с детальными характеристиками.

В таблице необходимо прописать:

  • порядковый номер продукции;
  • полное наименование;
  • единица измерения;
  • ГОСТ продукции;
  • цена за единицу товара;
  • общая стоимость, которая указывается как без НДС, так и включая данный налог.

Этот документ выступает инструментом для идентификации и конкретизации определенного товара.

По этой причине спецификация может корректироваться на протяжении срока действия договора поставки в качественном и количественном измерении.

Требования, обязательные для выполнения при составлении спецификации:

  • в соглашении должна быть ссылка или уведомление о приложении в виде спецификации под конкретным порядковым номером;
  • она должна быть оформлена на отдельной странице и подписана до момента поставки и получения продукции;
  • продукция, прописанная в спецификации, должна быть согласована между партнерами;
  • в документе должны быть подписи обеих сторон, иначе он не будет иметь юридической силы;
  • обязательное подписание бумаги в 2 экземплярах.

Можно ли вносить изменения

В процессе осуществления поставок происходят различные ситуации, когда требуется внесение изменений в спецификацию.

Обстоятельств и причин для этого может быть множество, к примеру задержки поставок в силу определенных факторов или отмена некоторых позиций из списка.

В случае возникновения надобности внесения изменений в оформленную спецификацию нужно учитывать, что данный документ выступает частью соглашения.

Согласно ст. 452 ГК РФ спецификация к соглашению поставки продукции представляет собой приложение к соглашению и наделена правовой силой, вследствие чего в нее допускается внесение изменений и расторжение по аналогичной схеме, как само соглашение о поставке.

: договор и спецификация для Реализации товаров и услуг

При необходимости внести изменения данный факт должен быть согласован сторонами и закреплен письменно в обязательном порядке.

После достижения взаимной договоренности и согласия касательно изменений нужно оформить новый документ или внести корректировки в уже существующий.

В документе с изменениями нужно прописать следующую информацию:

  • стороны пришли к решению о внесении изменений в спецификацию №;
  • прописать дату оформления прежней спецификации;
  • указать номер соглашения о поставке, к которому прилагается спецификация;
  • определить суть корректировок, внести изменения, указать редакцию нового документа.

Как передать партнеру

В основном оформление и подписание соглашения осуществляется при персональном присутствии обеих сторон – поставщика и заказчика.

Спецификациями партнеры обмениваются по электронной почте, поскольку данный метод является наиболее удобным и оперативным.

При этом нужно принимать во внимание наличие доказательств, что электронный почтовый ящик действительно числится за второй стороной соглашения.

Оптимальным вариантом станет указание данного почтового адреса в соглашении в части реквизитов сторон.

Мы рассказали вам о понятии и особенностях спецификации к договору поставки, рассмотрели правила и требования к ее заполнению и составлению.

Спецификация, как и договор поставки, наделена правовой силой, поэтому к ней предъявляются аналогичные правовые требования, то есть она должна содержать подписи и печати сторон для подтверждения ее легитимности.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://jurist-protect.ru/specifikacija-k-dogovoru-postavki/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.